¿Cómo ahorrar en la empresa? Trucos para reducir el gasto fácilmente

Este post está dedicado a todos aquellos trabajadores por cuenta propia que desean reducir los gastos que se repiten cada mes. A continuación comprobarás que ahorrar es posible si cambias tu mentalidad y aplicas algunos cambios en el funcionamiento de tu organización. Si consigues integrar a toda la plantilla y eres capaz de mantener la nueva cultura en el largo plazo, disfrutarás de unas cuentas más saneadas y podrás plantearte invertir con el remanente generado.

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Implantar una cultura de ahorro

La clave de ahorrar en una empresa es adoptar una mentalidad colectiva encaminada a optimizar nuestros recursos. Es decir, de nada sirve que un día tomes una acción concreta, si luego no continuas aplicando todas las directrices que hayas marcado y sobre todo insistiendo en que se cumplan por parte de toda la organización. Debes tener en cuenta que las políticas de optimización de costes que quieras implantar en tu espacio de trabajo deben tener una planificación a largo plazo y un fuerte convencimiento de que se van a llevar a cabo de forma continua. Además, es necesario que sean compartidas y practicadas por todos los trabajadores que integran tu plantilla. De no ser así, aquella energía ahorrada por un empleado será malgastada por otro.

En este sentido, adquiere una gran importancia tu capacidad para transmitir el espíritu de ahorro a todos los integrantes de la organización a la vez que facilitas una serie de directrices claras y sencillas de aplicar. Obviamente no podemos pedirles que no conecten la calefacción cuando hace frío en Invierno. Pero sí podemos implementar ideas prácticas como cerrar completamente los grifos del lavabo cuando se ha acabado de utilizarlos, apagar todos los ordenadores y las luces de la oficina al cerrar la oficina cada tarde o emplear la impresora sólo cuando sea estrictamente necesario.

Por último, no podemos esperar a que vengan situaciones económicas complicadas en una empresa para aplicar reducción de costes. Esto se refiere a lo comentado al inicio del apartado, se trata de una cultura a poner en práctica con vistas a un futuro mejor y más sostenible. Aclarada la importancia de la filosofía que debe sostener el ahorro empresarial, veamos una serie de aspectos donde podemos aplicar útiles trucos.

Alternativas a la oficina común

Antes de entrar en aspectos propios del espacio físico habitual en una organización, en la actualidad existen dos opciones muy a tener en cuenta para ahorrar grandes sumas de dinero: el teletrabajo y el coworking.

La primera de ellas es posible gracias al avance de las tecnologías, que permite que cualquier persona pueda desempeñar su trabajo de oficina desde cualquier parte del mundo que tenga conexión a Internet. Sólo con un simple ordenador y la comunicación pernitente se pueden sacar adelante las tareas cotidianas que tiene una empresa común. El ahorro es claro: alquiler, luz, calefacción…y tiempo. El trabajador ahorra muchas horas que emplea en transporte y ahora puede dedicar al ocio o la familia. Es una solución en pleno crecimiento, debido a que la comunicación entre personas cada vez es más fluida y de mayor calidad, y permite flexibilidad tanto para el jefe como para el trabajador.

teletrabajo

La segunda opción ya la tratamos en nuestro artículo sobre consumo colaborativo. Son espacios físicos que el empresario alquila a un precio menor que una oficina para que sus trabajadores desempeñen ahí sus tareas. Además de la reducción de costes que nace del arrendamiento ahorrado, se comparten gastos de material de oficina, fotocopiadora o el aire acondicionado. También supone una gran fuente de inspiración ya que compartes espacio con otros coworkers que fácilmente están desarrollando el mismo trabajo que tú (se suelen ordenar por sectores en los edificios), por lo que pueden surgir ideas innovadoras para aplicar a tu propia empresa.

Financiación y operaciones bancarias

Trata de autofinanciarte en la medida de lo posible, debido a que la estabilidad económica se garantiza a través de gastar el capital perteneciente a los fondos propios. En aquellos casos donde sea necesaria una línea externa, hay que detenerse en buscar entidades que tengan planes especiales para pymes y autónomos. Estos planes deben fundamentarse en la ausencia de comisiones en mantenimiento de la cuenta o gestión. Los bancos electrónicos son los que suelen ofrecer mejores condiciones, ya que pueden permitirse proveer un servicio más económico debido al ahorro en sucursales físicas.

Nosotros te recomendamos que eches un vistazo a los productos financieros para empresa de ING Direct. La cuenta negocios tiene las mismas ventajas que la cuenta nómina para particulares, es decir: 0 comisiones, descuentos en gasolina, transferencias gratuitas e ingreso de cheques sin coste alguno. Se trata de una opción especialmente aconsejable para aquellas empresas que no requieren cobros periódicos en la sucursal o ingresos en metálico, debido a que este servicio no lo dan.

Subcontrata sólo cuando sea necesario

La forma de actuar en materia de subcontratación debe estar condicionada a la eficiencia: si puedes realizar una tarea por ti mismo siendo productivo, hazlo. El problema viene cuando tienes la sensación de que estás perdiendo el tiempo y el resultado no es óptimo. En este caso, tendrás que valorar la posibilidad de delegar algunas funciones a empresas externas. Normalmente suelen ser cuestiones alejadas de la actividad principal de la empresa, pero completamente necesarias para el funcionamiento de la misma. Estamos hablando de contabilidad, gestión de impuestos, logística… una sola persona no puede llegar a todo. Por ello, te recomendamos algunas empresas que pueden ayudarte a sacar adelante todas tus tareas con un servicio realmente económico.

cuentica

La mejor opción es echar mano de gestorías online como Cuentica, Anfix o Txerpa. Son mucho más baratas que las gestorías tradicionales, pero requieren que anotes cada factura en el programa de gestión contratado. No obstante, esta mínima implicación te aporta la certeza de que llevas las cosas al día sin gastarte un dineral.

Aprovecha las aplicaciones y programas gratuitos

Una alternativa a coste 0 es apostar por software libre para comunicarte con otras personas, llevar al día tus facturas o controlar tus gastos. Obviamente es la mejor forma para ahorrar, aunque deberás analizar opiniones sobre estas aplicaciones gratuitas antes de implantarlas en tu organización. De lo contrario, estarás poniendo en juego horas de trabajo e información valiosa de tu empresa. Compara y elige, y si no estás seguro, apuesta por programas contrastados aunque sean de pago.

Ahorrar en comunicaciones gracias a la tecnología

Como hemos dicho anteriormente, las herramientas de comunicación han experimentado una mejoría directamente aplicable al ámbito profesional. Pero lo más interesante para ti es que muchas de ellas son gratuitas y aquí es donde nos tenemos que detener. Utilizar la mensajería estantánea de apps como whatsapp en vez de sms o hablar mediante skype o google hangout con tus proveedores o trabajadores en lugar de echar mano del teléfono te va a suponer un gran ahorro.

Reducir las facturas de gastos más habituales

En este punto alcanza mayor importancia la implicación de todos los individuos que conforman la plantilla de la empresa. A través de gestos de lo más simples, podemos reducir los recibos de las facturas más comunes -y no por ello menos sangrantes- a las que tienen que hacer frente los empresarios en nuestro país. A modo de reglamento, te sugerimos una serie de consejos que compartir en tu entorno laboral:

Electricidad: Una oficina consume muchísima luz, lo que repercute gravemente en tu factura. Desenchufa cualquier equipamiento que no utilices (el ordenador del puesto de trabajo no operativo es un claro ejemplo), apuesta por las bombillas led y ten mucho cuidado con la temperatura que programas en el aire acondicionado -entorno a los 24º es suficiente-.  Para ahorrar en la factura de la luz y una gestión más eficiente, te recomendamos que eches un vistazo a Holaluz.com, compañía eléctrica española que se caracteriza por su atención personalizada, la energía 100% verde y la flexibilidad para modificar las condiciones de la potencia contratada.

Agua: Podemos cerrar parcialmente la llave del agua de la oficina para consumir menos y apenas tendrá consecuencias en la experiencia de uso. Como hemos dicho antes, es básico mantener los grifos completamente cerrados para que no se escape ni un céntimo. Si te quieres asegurar, puedes instalar grifos de detección de mandos para evitar los descuidos de los empleados. Aquí tienes algunas ideas adicionales sobre cómo ahorrar agua.

Internet: Al finalizar la jornada laboral, preocúpate por apagar los modems de la oficina para ahorrar. En materia de contratación, debes estar atento a las continuas ofertas que lanzan las compañías, pues la lucha continua de precios genera tarifas muy atractivas. Eso sí, es necesario que los contratos que firmas no estén sujetos a una permanencia temporal, de tal forma que tengas flexibilidad para negociar con otras proveedoras de Internet. Además, puedes echar un ojo a los packs de adsl+teléfono para empresas, pueden ser una importante fuente de ahorro.

Consultar subvenciones o bonificaciones fiscales

No vamos a entrar en cuáles son las más interesantes o están vigentes en la actualidad, ya que cambian continuamente y surgen oportunidades para tu negocio de forma periódica. Lo que sí te aconsejamos es que no cuentes con ellas como una forma de financiación para acometer tu plan de negocio. Pídelas, pero no hagas cálculos con ese dinero, ya que la concesión es compleja y los plazos de adjudicación se suelen alargar en el tiempo. En el caso de que llegara el capital de una subvención bienvenido, seguro que encuentras algún agujero que tapar en la empresa.

Respecto a las bonificaciones fiscales, tampoco vamos a detallarte cuáles son las más conocidas pues el gobierno las modifica con asiduidad. En este caso, una asesoría te podría informar sobre qué bonificaciones son más beneficiosas para tu negocio o sector.

como ahorrar

Hasta aquí llega nuestro artículo para el ahorro en empresas. Si también te gustaría conocer otros consejos para ahorrar en casa, consulta nuestra guía de trucos para ahorrar. Por otra parte, en nuestro blog podrás encontrar las últimas novedades y consejos sobre compras en Internet. Además, Codigodedescuentos.com está presente en las redes sociales. Puedes seguirnos en Facebook, Twitter, Youtube y GooglePlus.

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